„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ -Lucius Annaeus Seneca-
Wer kennt das nicht: Der Tag zieht an einem vorbei und am Abend weiß man überhaupt nicht was man erreicht hat. Gleichzeitig quält einen das Wissen, dass viele Aufgaben immer noch erledigt werden müssen und einem langsam aber sicher die Zeit davon rennt. Im Folgendem finden Sie ein paar Tipps und Methoden wie Sie dem ein Ende bereiten können.
- Aufgeräumter Arbeitsplatz
Ein geordneter und aufgeräumter Arbeitsplatz ist das A und O. Beseitigen Sie alle Dinge von ihrem Schreibtisch, die Sie nicht wirklich brauchen. Zehn Kugelschreiber von denen die Hälfte nicht funktioniert sind unnötig, zwei sind nicht nur ausreichend sondern sogar besser. Weniger ist in den meisten Fällen mehr. Müllen Sie ihren Schreibtisch nicht mit Zetteln voll, die Sie sortieren wollen. Besorgen Sie sich einige Ablagekörbe und platzieren Sie diese in ausreichendem Abstand auf einem Schrank oder dergleichen. Der Schreibtisch ist nur zum Arbeiten da und nicht zum aufbewahren und lagern.
Checken Sie ihre E-Mails maximal zweimal am Tag, verschwenden Sie keine Zeit dies öfter zu tun. Surfen Sie nicht planlos im Internet. Gehen Sie unnötigen Gesprächen aus dem Weg. Zwingen Sie sich auch mal "Nein" zu sagen. Reduzieren Sie Ihren Fernsehkonsum. Auch die Nachrichten müssen nicht jeden Tag gesehen werden. Ich kann Ihnen versichern, dass Sie von wirklich wichtigen Ereignisse früh genug hören werden. Einmal die Woche können Sie sich im Internet eine Zusammenfassung der wichtigen Ereignisse durchlesen. Wenn Sie Einkaufen gehen, dann tun Sie das gleich für eine ganze Woche. Essen Sie nur wenn Sie Hunger haben und verwenden Sie es nicht als Vorwand ihre Arbeit zu unterbrechen. Wenn Sie am Computer arbeiten denken Sie daran Ihre Arbeiten in kurzen Abständen zu speichern. Nichts demotiviert so stark und kostet so viel Zeit wie ein abgestürzter Computer bei nicht gespeicherter Arbeit.
"Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist."
Jeder kennt das aus der Schulzeit: Wenn man mehrere Wochen für ein Referat oder dergleichen Zeit bekommen hat, zieht sich das wahnsinnig in die Länge und erst in den letzten Tagen und Stunden wird richtig gearbeitet.
Wenn man effizienter Arbeiten möchte, bedeutet dies, dass man sich absichtlich nur kurze Zeit für die Erledigung von Aufgaben gibt. Die meisten Sachen werden immer noch genau so gut erledigt oder sogar besser, da man konzentrierter arbeitet und nicht immer den Arbeitsfluss unterbricht.
Das Paretoprinzip oder auch 80-zu-20-Regel genannt, besagt, dass sich 80% einer Aufgabe mit 20% des Arbeitsaufwandes erledigen lässt. Für die letzten 20% wird 80% der Gesamtzeit gebraucht. Das heißt auch, dass 20% der Aufgaben 80% des Vorteils/Gewinns/Ruhms etc. bringen.
Für uns bedeutet dies, dass wir manche Aufgaben bewusst nicht bis zur Perfektion erledigen oder sogar ganz auslassen. Bei vielen Dingen ist der Arbeitsaufwand einfach unverhältnismäßig hoch und lohnen sich deshalb nicht.
Wir versuchen die 20% der Dinge zu finden, die uns 80% des Erfolges bringen. Ein Händler z.B. sollte sich auf die 20% seiner Kunden konzentrieren, die 80% seines Umsatzes erzeugen.
Das bedeutet auch, dass wir Texte nicht Wort für Wort zu Ende lesen, denn 80% der Information stecken in 20% der Wörter und um 80% dieser Information zu erfassen brauchen wir nur 20% der Zeit, die wir bräuchten, würden wir den Text komplett lesen.
Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt.
Wichtige und dringende Aufgaben werden natürlich als Erstes bearbeitet. Danach kann man sich gleichmäßig immer weniger dringenden und unwichtigen Sachen widmen. Viele unwichtige aber dringende Aufgaben sind ideal um delegiert zu werden. Überlegen Sie wer die Aufgabe für Sie erledigen kann. Es ist sinnvoll nach der Erledigung einiger Aufgaben eine neue Liste anzufertigen um eine neue wichtigste und dringendste Aufgabe zu finden.
Dieses System lässt sich auch dafür verwenden um viele der Aufgaben zu filtern, die unwichtig sind aber laut Pareto 80% der Zeit erfordern würden und lassen sich so vermeiden.
Eine kostenlose Vorlage zum ausdrucken finden Sie hier: Eisenhower Prinzip
Es ist sinnvoll zu Beginn eines jeden neuen Tages eine Liste mit den zu erledigenden Dingen anzufertigen. Nehmen Sie sich hierfür ruhig eine viertel Stunde Zeit und überlegen Sie anhand des Pareto- und Eisenhower-Prinzips welche Aufgaben heute erledigt werden sollen und überlegen sie auch unter Beachtung des Pakinsonschen Gesetzes wie viel Zeit Sie für welche Aufgabe veranschlagen wollen. Denken Sie daran diese Zeit bewusst kurz zu halten.
Eine To-Do-Liste können Sie nicht nur für Tagesziele, sondern auch für Wochen-, Monats- und Jahresziele aufstellen. Versuchen Sie bei jeder Tagesliste ein paar Punkte Ihrer größeren Ziele abzuarbeiten.
Kostenlose Vorlagen zum Ausdrucken finden Sie hier: To-Do Listen
Wenn sie die To-Do-Liste fertig gestellt haben, nehmen Sie sich alle Aufgaben einzeln vor und teilen diese in kleine Aufgaben ein. Jede dieser Teilaufgaben darf nicht länger als zehn Minuten in Anspruch nehmen, besser sind fünf Minuten. Dies wird Ihnen helfen die Motivation nicht zu verlieren und mitten im Arbeitsflow auf einmal nicht zu wissen wo Sie weitermachen können oder sollen. Viele Aufgaben schieben wir vor uns her, weil sie uns zu gewaltig erscheinen. Die Aufteilung in Teilaufgaben hilft auch sehr große Projekte in Angriff zu nehmen und erlaubt es Ihnen sich dem stetigen Fortschritt bewusst zu werden.
Ein Beispiel für eine Aufteilung wäre die Aufgabe die Wohnung zu putzen. Das könnte so aussehen:
- Fenster putzen Küche
- Fenster putzen Wohnzimmer
- Fenster putzen Schlafzimmer
- Staubsaugen
- Geschirr in Spülmaschine einräumen
- Spülmaschine ausräumen
- Müll raus bringen
- Fensterbänke abwischen
- usw.
Die Erarbeitung der Miniaufgaben ist an keine Reihenfolge gebunden.
Sehr große Aufgaben wie z.B. ein Buch zu schreiben sind ohne eine Einteilung in viele kleine Schritte kaum zu bewältigen.
- Motivation durch Belohnungen
Ganz wichtig ist es, dass Sie sich selbst belohnen. Überlegen Sie sich am Morgen während Sie ihre To-Do-Liste schreiben welche Belohnung dafür angebracht wäre. Eine Belohnung darf dabei nicht zu groß, auf keinen Fall aber zu klein sein. Wenn Sie die Aufgabe nicht, erfüllen müssen Sie hart bleiben und sich die Belohnung verwehren. Tun Sie dies aber niemals, wenn Sie die Aufgabe erfüllt haben.
Lassen Sie sich nicht ablenken. Weder von anderen noch von Ihnen selbst. Stellen Sie das Telefon und Handy auf lautlos oder ganz aus. Schalten Sie den Sound für ankommende Nachrichten in ihrem E-mail Programm aus und deaktivieren Sie alle Instant-Messanger. Sagen Sie ihren Kindern/Frau/Mann/usw., dass Sie nicht gestört werden wollen. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgabe und unterlassen Sie es, sich unwichtigen Aufgaben zu widmen, z.B. plötzlich die Blumen zu gießen. Wenn Ihnen solche Gedanken kommen, schnappen Sie sich einen Zettel und schreiben diese Aufgaben auf. Bei der Erstellung der nächsten To-Do-Liste können Sie sie mit einbeziehen.
Wer Tag für Tag viel arbeitet, der braucht einen Ausgleich um nicht am Ende das Burnout-Syndrom zu bekommen. Eine Ausdauersportart eignet sich dafür hervorragend. Joggen, Fahrradfahren oder Inlineskating sind eine Wohltat für Körper und Geist. Aber auch ein täglicher Spaziergang oder Gartenarbeit kann schon einiges bewirken. An der frischen Luft kommt man auf andere Gedanken und kann ein bisschen Abschalten. Die gesteigerte Kondition lässt einen ausdauernder Arbeiten und sorgt für mehr Effizienz. 1192
Hier gehts zu weiteren zehn Tipps: 10 Tipps effizienter zu Arbeiten II
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